Выдача архивных справок

В жизни каждого человека может возникнуть необходимость восстановить информацию о давних событиях, имевших место годы или даже десятилетия назад. Но что делать, если документы, содержащие нужные сведения, на руках отсутствуют?В подобных случаях единственным способом получения сведений из официального источника является обращение в архив.

Порядок рассмотрения обращений граждан и организаций в государственные архивы Республики Казахстан в настоящее время определён Стандартом государственной услуги «Выдача архивных справок», утверждённый постановлением Министром культуры и спорта Правительства Республики Казахстан от 15 апреля 2015 года № 138.

Что же необходимо знать всем, кто обращается в архивы, в том числе и в государственный архив Бурабайского района?

Виды запросов

По своему характеру запросы подразделяются на:

— тематические – запросы о предоставлении информации по определённой теме, проблеме, событию или факту для их изучения;

— генеалогические – запросы, выражающие потребность в документальной информации, устанавливающей родство, родственные связи двух или более лиц, историю семьи, рода;

— социально-правовые – запросы конкретного лица или организации, связанные с обеспечением их прав и законных интересов.

Необходимые документы для оказания услуги

Для получения государственной услуги «Выдача архивных справок» заявитель представляет следующие документы:

Заявление с указанием сведений, которые необходимо подтвердить. Заполнение бланков не требуется; заявления принимаются в произвольной форме, но обязательно указываются: фамилия, имя, отчество (при наличии) заявителя, год и место его рождения, гражданство, а также другие сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса. В случае необходимости к заявлению могут быть приложены соответствующие документы и материалы либо их копии (трудовые книжки, удостоверения, акты и другие).

Оригинал и копию документа, удостоверяющего личность заявителя при личном обращении или документ, удостоверяющий полномочия доверенного лица. При приёме пакета документов сотрудник архива сверяет подлинность копии с оригиналом и возвращает оригинал заявителю.

Порядок подачи заявления

Заявление вместе с необходимым пакетом документов о предоставлении государственной услуги «Выдача архивных справок» может быть передано заявителем:

— при личном обращении в архив;

— при обращении в почтовый и электронный адреса архива;

— через центры обслуживания населения;

— через веб-портал «электронного правительства» с заполнением формы электронного запроса (www.e.gov.kz)

Сроки оказания услуги

Государственная услуга «Выдача архивных справок» оказывается:

— при обращении в архив в течение пятнадцати календарных дней со дня регистрации обращения заявителя;

— в случаях, когда для оказания государственной услуги необходимо изучение документов двух и более организаций, а также более чем за пять лет, директором архива срок оказания государственной услуги может быть продлён не более чем на тридцать календарных дней, о чем сообщается заявителю в течение трёх календарных дней со дня регистрации обращения.

Результаты оказания услуги

Результатом оказания услуги является бесплатная выдача архивной справки, архивной копии необходимого заявителю документа, либо мотивированный письменный ответ об отказе в предоставлении услуги.

Порядок получения результатов

Архивная справка, архивная копия документа или мотивированный письменный ответ об отказе в предоставлении услуги выдаются заявителю или иному лицу при наличии письменной доверенности при личном приёме, либо направляются в почтовый адрес заявителя или в центр обслуживания населения.

Причины возможного отказа в оказании услуги

Отказ в оказании услуги возможен по следующим причинам:

— непредставление заявителем полного пакета документов или представление документов, содержащих недостоверные сведения;

— отсутствие в заявлении сведений, необходимых для исполнения запроса.

Почтовый и электронный адреса государственного архива бурабайского района:
КГУ «Государственный архив Бурабайского района», 021700, г . Щучинск, ул. Луначарского, 90.
Тел./факс: 8-71636-4-39-70.
E-mail:archiv_schuch@list.ru