Дни архива в сельском округе продолжаются

Архивной службе области — 95 лет

Стартовавшая в прошлом году по инициативе государственного архива района акция «День архива в сельском округе» продолжилась в Зеленоборском сельском округе. В ходе акции проведен обучающий семинар для руководителей организаций, предприятий, а также ответственных за ведение делопроизводства и ведомственных архивов по вопросам делопроизводства; семинар для жителей сел по оказанию государственной услуги «Выдача архивных справок»; встречи по проблеме пополнения Национального архивного фонда и организован прием граждан по вопросам оказания государственной услуги.

Встреча в рамках акции в Зеленоборском сельском округе прошла с участием представителей сел Мадениет, Жанаталап, Кымызынай и учреждений и организаций, осуществляющих свою деятельность на территории сельского округа. Встречу открыл и вел аким округа Дулат Жабагин.

Директор КГУ «Государственный архив Бурабайского района» Шолпан Бостамбаева отметила, что учреждением предоставляется государственная услуга «Выдача архивных справок». Государственная услуга оказывается бесплатно физическим и юридическим лицам. В результате граждане могут получить архивную справку о подтверждении сведений социально-правового характера: трудового стажа, размера заработной платы, состава семьи, о правоустанавливающих и идентификационных документах и т.д. Кроме того, исполняются запросы тематического (о переименовании области, района, предприятий) и генеалогического характера. За прошлый год архивом принято и исполнено 2402 запроса, из них 886 через Центр обслуживания населения, 864 посредством портала электронного правительства, 505 через почту из таких стран, как Россия, Беларусь, Украина, Германия, Кыргызстан и 147 запросов по Республике Казахстан.

К сожалению, на сегодня архив не в полной мере может дать положительный ответ по запросам граждан. Это связано с тем, что документы не всех предприятий переданы на хранение в государственный архив. Сейчас ситуация улучшается тем, что государственный архив переведен в другое здание с большей площадью. Но в нашем районе в 44 организациях 8477 единиц хранения документов постоянного срока находятся сверх установленного срока на ведомственном хранений. Если говорить о ситуаций по округа, то отмечено, что по аппарату акима Зеленоборского сельского округа сверх установленного срока хранения подлежат передаче документов 28 единиц хранения, с 2005 по 2011 годы. Это такие документы, как решения, распоряжения, планы, отчеты, похозяйственные книги, документы по основной деятельности, нотариат и т.п.

Заведующая архивохранилищем Оксана Иванова провела обучающий семинар для руководителей организаций, предприятий и ответственных за ведение делопроизводства и ведомственных архивов по теме «О формировании и сохранности документов Национального архивного фонда РК». Отмечено, что для передачи документов на государственное хранение необходимо провести экспертизу ценности документов, образующихся в процессе деятельности организации, т.е. оценка значимости представленных материалов, анализ их состава. Проводится экспертиза ежегодно при методической помощи работников архива. В ходе семинара были получены ответы на интересующие вопросы по делопроизводству, о научно-технической обработке и картонированию документов для передачи на хранение в государственный архив. Посредством слайдов проведен также практикум по обсуждаемой теме.

Семинар по вопросам оказания государственной услуги «Выдача архивных справок» для приглашенных граждан провел архивист Виталий Клюкин. Отмечено, что порядок рассмотрения обращений граждан и организаций в государственные архивы Республики Казахстан в настоящее время определён Стандартом государственной услуги «Выдача архивных справок», утверждённый приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 7 марта 2017 года № 57.

Для получения государственной услуги «Выдача архивных справок» заявитель представляет следующие документы: заявление с указанием сведений, которые необходимо подтвердить. Заполнение бланков не требуется; заявления принимаются в произвольной форме, но обязательно указываются: фамилия, имя, отчество заявителя, год и место его рождения, гражданство, а также другие сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса. В случае необходимости к заявлению могут быть приложены соответствующие документы и материалы либо их копии (трудовые книжки, удостоверения, акты и другие); оригинал и копию документа, удостоверяющего личность заявителя при личном обращении или документ, удостоверяющий полномочия доверенного лица. При приёме пакета документов сотрудник архива сверяет подлинность копии с оригиналом и возвращает оригинал заявителю. Государственная услуга «Выдача архивных справок» оказывается при обращении в архив в течение пятнадцати календарных (одиннадцати рабочих) дней со дня регистрации обращения заявителя. В случае, когда для оказания государственной услуги необходимо изучение документов двух и более организаций, а также более чем за пять лет, директором архива срок оказания государственной услуги может быть продлён не более чем на тридцать календарных дней, о чем сообщается заявителю в течение трёх календарных дней со дня регистрации обращения.

Результатом оказания услуги является бесплатная выдача архивной справки, архивной копии необходимого заявителю документа, либо мотивированный письменный ответ об отказе в предоставлении услуги. Архивная справка, архивная копия документа или мотивированный письменный ответ об отказе в предоставлении услуги выдаются заявителю или иному лицу при наличии письменной доверенности при личном приёме, либо направляются в почтовый адрес заявителя или в центр обслуживания населения. Отказ в оказании услуги возможен по следующим причинам: непредставление заявителем полного пакета документов или представление документов, содержащих недостоверные сведения; отсутствие в заявлении сведений, необходимых для исполнения запроса. В целях популяризации обращений граждан посредством портала электронного правительства продемонстрирован пошаговый слайд-путеводитель.

В ходе акции архивистами Алией Джакановой и Виталием Клюкиным проведены индивидуальные консультаций по вопросам оказания государственной услуги «Выдача архивных справок». В ходе консультаций жители поселка и близлежащих сел получили ответы на ряд вопросов, таких, как сроки оказания государственной услуги, каким образом услуга осуществляется, какие документы необходимы для получения архивной справки через Государственную корпорацию, как можно получить архивную справку через веб-портал www.egov.kz другие.

Консультируемым были розданы памятки «Портал электронного правительства позволит Вам экономить время», «Как получить архивную справку» на государственном и русском языках.

Согласно Закона РК «О национальном архивном фонде и архивах» прошли встречи по вопросу пополнения Национального архивного фонда путем передачи на государственное хранение фото и других документов личного происхождения. Были продемонстрированы буклеты из документов и фотодокументов личного происхождения академиков Муканова Б.М. и Госсена Э.Ф., ветеранов труда Курманова К.Х., Аушахманова К.А.
Встречи в сельских округах в рамках акции «День архива в сельском округе»

Ш. Бостамбаева,
директор КГУ «Государственный архив Бурабайского района»